Оффисын өрөөний жагсаалт гэдэг нь байршлын нэр, талбай, хүний тоо, тавилгын төрөл ба тоо ширхэгийг нэгтгэсэн хүснэгт бөгөөд үүнийг тавилгын хүсэлт болгон хөрвүүлэхдээ ажлын байрны төрөл, уулзалтын өрөөний багтаамж, агуулахын шаардлагыг тусад нь тодорхойлно.
Гол санаанууд
- Байршлын код, талбай, ажилтны тоо, тавилгын төрөл, тоо ширхэг гэсэн таван багана нь оффисын хүсэлтийн үндэс.
- Ажлын байрыг шууд ба шууд бус гэж ангилснаар сандал, ширээний тоог илүү нарийвчлалтай гаргана.
- Уулзалтын өрөөний багтаамж ба ширээний хэлбэр нь өрөөний талбайтай шууд холбоотой.
- Агуулах, архив, хэвлэлийн хэсгийн тавилгыг ихэвчлэн мартагддаг тул тусад нь жагсаана.
- Хүсэлтэд ажлын урсгалын тайлбар хавсаргаснаар зөв төрлийн шийдэл санал болгох боломж нэмэгдэнэ.
- Хүсэлт илгээсний дараах асуултад хурдан хариулах нь саналын нарийвчлалыг дээшлүүлнэ.
Өрөөний жагсаалтыг яагаад хүсэлтийн эхлэл болгох вэ?
Оффисын төсөлд алдаа ихэвчлэн тоо ширхэгээс биш, байршлын бүтцээс үүсдэг. Нэг нээлттэй талбайг хэдэн хэсэгт хуваах, хэдэн хүн багтах, аль хэсэг нь чимээгүй ажилд зориулагдах вэ гэдэг нь тавилгын төрөл ба тоог шууд тодорхойлно. Тиймээс эхлээд өрөөний жагсаалтыг байршлын түвшинд гаргах нь зүйтэй.
Энэ жагсаалт нь зөвхөн худалдан авалтын баримт биш, ирээдүйн өөрчлөлтийг төлөвлөх суурь болдог. Ажилтны тоо өсөх үед ямар хэсэгт ямар тавилгын нөөц байгааг энэ жагсаалтаас харж болно.
Ажлын байрны төрөл ба тоог хэрхэн тодорхойлох вэ?
Ажлын байрыг дор хаяж гурван төрөлд хуваах нь хүсэлтийг ойлгомжтой болгоно: тогтмол ажлын байр, хуваалцсан ажлын байр, уян хатан ажлын байр. Төрөл бүрт ширээний хэмжээ, дэлгэцийн тоо, хадгалах шүүгээний хэмжээ өөр байна.
Тоо ширхэгийг гаргахдаа зөвхөн ажилтны тоог биш, зэрэг ажиллах хүний тоог харгалзана. Ээлжээр ажилладаг хэсэг байвал шаардлагатай ажлын байрны тоо нийт ажилтны тооноос цөөн байх боломжтой.
Уулзалтын болон хүлээн авах хэсгийг хэрхэн төлөвлөх вэ?
Уулзалтын өрөөний хувьд багтаамж, ширээний хэлбэр, дэлгэц ба холболтын байршил гэсэн гурвыг хамт авч үзнэ. Урт ширээ нь илтгэл тавихад тохиромжтой бол дугуй ширээ нь хэлэлцүүлэгт илүү тохиромжтой.
Хүлээн авах хэсэг болон хүлээх хэсэгт тавилгын төрөл нь зөвхөн гоо зүйн асуудал бус, анхны сэтгэгдэл ба ажлын урсгалын асуудал юм. Тиймээс тусдаа жагсааж, хэрэглээний тайлбарыг хамт бичих нь зүйтэй.
Хадгалах талбайг яагаад тусад нь тооцох вэ?
Агуулах, архив, хэвлэлийн хэсэг зэрэг хадгалах талбайн тавилга нь ихэвчлэн үндсэн жагсаалтаас орхигддог. Гэтэл эдгээр нь суурилуулалтын дарааллын сүүлчийн үе шатанд яаралтай хэрэгцээ болж гарч ирдэг.
Хадгалах талбайг тавиур, шүүгээ, түгжээтэй шүүгээ гэж ангилж, шаардлагатай даацыг тэмдэглэх нь хангалттай. Эдгээрийг тусдаа блок болгосноор нийлүүлэгч ижил түвшний санал өгөх боломжтой болно.
Хүсэлтэд ямар нэмэлт мэдээлэл хавсаргах нь ашигтай вэ?
Ажлын урсгалын тайлбар, ажилтны тооны таамаг, ирээдүйн өргөтгөлийн төлөвлөгөө гэсэн гурвыг хавсаргах нь саналын чанарыг эрс дээшлүүлдэг. Яагаад гэвэл нийлүүлэгч зөвхөн тоо биш, хэрэглээг ойлгож байж тохирох төрлийг санал болгодог.
Мөн барилгын лифт, коридорын өргөн, давхарын тоо зэрэг ложистикийн нөхцөлийг тэмдэглэх нь хожуу үеийн гэнэтийн зардлыг багасгана.
Хүсэлт илгээсний дараа ямар дараалал үргэлжлэх вэ?
Хүсэлт илгээсний дараа эхний шатанд тоо ширхэг ба ерөнхий хэмжээг тодруулах асуултууд ирнэ. Энэ үед хариултыг хойшлуулахгүй байх нь саналын чанарт шууд нөлөөлнө.
Дараагийн шатанд талбайн хэмжилт ба бодит байршлын шалгалт орно. Уулзалтын өрөөний хаалганы өргөн, цахилгааны цэгийн байршил зэрэг нэмэлт мэдээлэл шаардлагатай болдог тул эдгээрийг урьдчилан цуглуулсан байх нь цаг хэмнэнэ.
Асуулт, хариулт
Ажлын байрны тоог ажилтны тоотой тэнцүү авах ёстой юу?
Заавал биш. Ээлж, эрэлт, алсаас ажиллах хувь хэмжээ зэргээс хамаарч ажлын байрны тоо нийт ажилтны тооноос бага эсвэл их байж болно. Хүсэлтэд харьцааг тайлбарлаж өгөх нь зүйтэй.
Хуваалцсан ажлын байрыг оффисын хүсэлтэд хэрхэн бичих вэ?
Хэдэн хүн нэг ажлын байрыг ашиглах, өдрийн аль хэсэгт ашиглах, хадгалах шүүгээг хэрхэн хуваах гэсэн гурван мэдээллийг тусдаа мөрөнд бичнэ.
Уулзалтын өрөөний тоог хэрхэн тодорхойлох вэ?
Ажилтны тоо, багийн бүтэц, өдөр тутмын уулзалтын давтамж гэсэн гурав дээр үндэслэнэ. Том нэг өрөөнөөс олон жижиг өрөө илүү үр ашигтай байх тохиолдол түгээмэл.
Хадгалах талбайг төлөвлөхдөө юуг анхаарах вэ?
Хадгалах зүйлийн төрөл, жин, хандах давтамж гэсэн гурвыг тодорхойлно. Өдөр бүр ханддаг зүйлийг өндөр тавиурт, улирлын зүйлийг тусдаа хэсэгт байрлуулах нь зүйтэй.
Оффисын хүсэлтэд дотор заслын мэдээлэл хэрэгтэй юу?
Хэрэгтэй. Ханын өнгө, шалны материал, таазны өндөр зэрэг нь тавилгын өнгө ба хэмжээний сонголтод нөлөөлдөг тул товч ч гэсэн хавсаргах нь ашигтай.
Баримтыг ямар хэлбэрээр илгээх нь хамгийн тохиромжтой вэ?
Хүснэгтийг Excel хэлбэрээр, тайлбар ба зургийг PDF хэлбэрээр хавсаргах нь хамгийн тохиромжтой. Ингэснээр мөр бүрээр хариу авах боломж хадгалагдана.
Оффисын хүсэлтэд талбайн зураг хавсаргах шаардлагатай юу?
Зураг байвал санал илүү нарийвчлалтай болно. Гэхдээ тодорхой зураггүй тохиолдолд байршлын хэмжээ ба ажлын байрны тоог бичсэн хүснэгт хангалттай.